Confirmação de agendamento por ligação automática com SIP trunk

A confirmação de agendamento por ligação automática é uma das formas mais práticas de usar o SIP trunk. Na véspera, o sistema liga para cada cliente com horário marcado, toca uma mensagem curta e registra a resposta pelas teclas. A equipe deixa de passar a manhã ao telefone e só fala com quem precisa.

Quem usa a confirmação de agendamento por ligação

• Clínicas, consultórios e laboratórios.
• Oficinas e concessionárias, para revisão marcada.
• Escritórios de contabilidade e advocacia, para reuniões.
• Prestadores de serviço com visita técnica.
• Escolas e cursos, para matrícula e entrevista.

Em todos esses casos, o horário vazio é o problema: a agenda estava cheia, mas parte das pessoas não aparece e o horário fica perdido.

Como funciona a ligação de confirmação de agendamento

1. A lista de agendamentos do dia seguinte entra na campanha.
2. A URA reversa liga para cada número pelo SIP trunk.
3. Quem atende ouve a mensagem com o nome da empresa, o dia e as opções.
4. A tecla escolhida fica registrada: confirmou, quer remarcar, quer falar com alguém.
5. Quem não atendeu ou caiu na caixa postal aparece separado, para uma nova tentativa ou uma mensagem.

Como escrever a mensagem

A mensagem boa é curta e diz tudo na primeira frase. Um modelo:

"Olá, aqui é da Clínica Exemplo. Você tem horário marcado amanhã. Para confirmar, tecle 1. Para remarcar, tecle 2. Para falar com a recepção, tecle 3."

• Diga de onde fala logo no começo.
• Use no máximo três opções.
• Evite detalhes pessoais na mensagem, já que outra pessoa pode atender.
• Repita as opções uma vez, se o sistema permitir.

Remarcação pelo WhatsApp

A tecla de remarcar pode fazer mais do que registrar a resposta: pode enviar na hora uma mensagem no WhatsApp do cliente, com a conversa aberta no atendimento. Assim a recepção combina o novo horário por escrito, sem precisar ligar de volta. Quem tecla para falar com alguém é transferido para a recepção, que já vê o histórico do contato.

Horário e frequência das ligações

A véspera, no fim da manhã ou no começo da tarde, costuma ser um bom momento, porque ainda dá tempo de preencher o horário de quem remarcou. Para agendamentos marcados com muita antecedência, uma ligação alguns dias antes e outra na véspera ajudam. Evite ligar cedo demais ou à noite, e respeite a lista de quem pediu para não receber ligações.

Se a confirmação vai rodar junto com o atendimento de entrada, planeje os canais do tronco para a campanha não ocupar a linha de quem quer ligar para a empresa. O artigo sobre campanhas de ligação mostra como organizar o ritmo.

O que fazer com cada resultado

• Confirmou: o horário fica marcado como confirmado na agenda.
• Quer remarcar: a recepção recebe a conversa no WhatsApp e combina outro horário.
• Quer falar com alguém: a ligação é transferida, ou a recepção liga de volta.
• Não atendeu: o sistema tenta de novo mais tarde, ou envia uma mensagem.
• Caixa postal: o número volta para nova tentativa, sem deixar recado com detalhes.

Definir isso antes de começar evita que a lista de respostas fique parada esperando alguém decidir o que fazer. O horário liberado por quem remarcou pode ser oferecido a outro cliente no mesmo dia, e a equipe sabe exatamente quem precisa de atenção pessoal antes de abrir a agenda da manhã.

Confirmação de agendamento com a CINNDI

A URA reversa da CINNDI liga até 10 números ao mesmo tempo, toca mensagem gravada ou gerada por IA, reconhece a caixa postal durante a mensagem e, na tecla escolhida, envia mensagem no WhatsApp pela API oficial. A CINNDI integra a confirmação ao SIP trunk da empresa e ao histórico de cada cliente. Veja também SIP trunk no atendimento.

A CINNDI integra o SIP trunk na sua empresa

A CINNDI liga o SIP trunk ao PABX, ao sistema, à discadora, à URA reversa e ao agente de IA, com as ligações no mesmo painel do WhatsApp e do CRM.

• Como funciona a integração
• Perguntas frequentes

Conheça a CINNDI